Escribe: Iñaki Calvo
Ver también:
– Dirección por objetivos (I): Conceptos
– Dirección por objetivos (II): La entrevista de planificación
Estas entrevistas se pueden celebrar al término del primer y segundo cuatrimestre del año, si así se ha pactado en la reunión de planificación, no son aconsejables más de dos o tres al año. Nunca debe ser sustituida por los diferentes comités de seguimiento que la Dirección Comercial, por ejemplo, pueda establecer a lo largo del año, ya que estos suelen ser habitualmente en grupo, y esta reunión requiere de una bilateralidad necesaria entre directivo y colaborador, como vamos a ver a continuación.
El sentido de estas entrevistas se basa en que fijándose los objetivos a primeros de año no podemos esperar al final del mismo para conocer los resultados. La entrevista de seguimiento nos permite ver la marcha del negocio y así poder rectificar si esto fuera necesario. Se convierte en una fuente de valor añadido para el directivo ya que le da una visión instrumental y sistemática de su departamento y para el colaborador porque le permite aportar su conocimiento del medio en el proceso de gestión:
- Se produce un intercambio de información entre ambos sobre el grado del cumplimiento de los objetivos pactados.
- Se logra una visión compartida de la situación.
- Apoyándonos en la trazabilidad asignada a los objetivos, nos permite analizarlos respecto a su cumplimiento parcial.
- El colaborador puede explicar los problemas surgidos en el entorno que no permiten el logro esperado, si es esta la situación. Además puede confeccionar un plan de acción adicional para encauzar el problema y, el directivo puede hacer una aportación extra de recursos para la puesta en marcha de las nuevas acciones.
- Y aunque no es habitual entre las Aseguradoras, también sería posible modificar los objetivos inicialmente marcados, si el resultado de análisis así lo aconsejara.
Si se observa que se producen desviaciones negativas que hacen peligrar el logro de los objetivos, procede realizar un análisis exhaustivo entre jefe y colaborador que contemple:
– Determinar las causas de la desviación.
– Proponer las soluciones que puedan tomar los interesados (ej. Si un aumento tarifario inesperado nos pone fuera del mercado, se podría proponer una política de descuentos comerciales basados en una segmentación adecuada de la red comercial o de los clientes, que permita seguir vendiendo, si es el caso)
– Directivo y colaborador acuerdan la solución a adoptar.
También podemos encontrarnos en el caso contrario, esto es, que se den desviaciones positivas. Aquí el directivo debe mostrar su faceta de líder y convencer al colaborador para que no se conforme con alcanzar los objetivos propuestos y, por el contrario, ayudar a planificar el máximo aprovechamiento de la nueva situación. Hay que tratar de evitar el conformismo que al final lleva al no cumplimiento.
En todo caso y como final de la entrevista se deben recoger por escrito tanto el estado de la situación contemplada como los acuerdos alcanzados para el logro de los objetivos.
