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Tecnología aplicada: ahorrar gastos con videconferencia

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Carlos Lluch
Carlos Lluch

Escribe: Carlos Lluch, Corredor de seguros y miembro del Consejo de redacción del BdeCBCon frecuencia comento con mis colegas corredores que el cliente se está deslocalizando.  No solo nuestros vecinos están comprando lejos de su espacio geográfico natural sino que nosotros podemos estar en condiciones de atender a clientes con quienes no vamos a mantener una reunión física sino… virtual. De hecho, llevamos años y me atrevería a decir que generaciones haciéndolo pues no pocos clientes de nuestros despachos y de despachos que nos precedieron jamás mantuvieron con el mediador una entrevista presencial. El correo, el teléfono y el fax han permitido hasta hace poco esa posibilidad de negocio. Es algo muy real.

Tanto como también desde hace tiempo lo permite el correo electrónico y, más recientemente Whatsapp o chats como puedan ser los hangout de Google, herederos del popular Messenger.

Desde hace tiempo, además, se han popularizado las herramientas destinadas a permitir que dos o más personas se entrevisten cara a cara… a distancia. Hablo de la videoconferencia. Se trata de una herramienta que lleva muchos años entre los CEO pues ha ahorrado millones de euros en desplazamientos permitiendo reuniones con equipos directivos en las que no solo la voz sino también el lenguaje corporal tenía su protagonismo.

La universalización de la banda ancha ha permitido que cualquier persona (y no me ciño al ámbito profesional) pueda disponer servicios de videoconferencia. Lo cual es una ventana abierta a la creatividad para todo profesional que quiera mantener un contacto distinto, sencillo y de bajo coste con sus clientes o con sus prospectos. Verse las caras es algo que aporta un espacio nuevo y distinto al empeño comercial pero también facilita especialmente las cosas en el ámbito de la consultoría.

Vamos a repasar a continuación algunas de estas aplicaciones. De entrada diré que yo no soy partidario de utilizar una sola pues cada cual tiene sus propias virtudes y defectos por lo que me gusta pensar en plan navaja suiza y recurrir a la herramienta que más se adecúa a aquello que pretendo conseguir o mejor se adapta a mi interlocutor. Así que os sugiero, queridos lectores, algo que debería ir de serie en nuestro ADN emprendedor: probar, investigar y… volver a empezar.

De entrada tal vez una de las aplicaciones más conocidas sea SKYPE. Es muy conocida porque es gratis y la usó diariamente en todo el mundo en 2012 la friolera de 65 millones de personas (si,si…¡cada día!).  Cada día en 2012 Skype canalizó 5 millones de horas de video y soportó 700 millones de minutos en llamadas gratis entre usuarios. Parte de esas cifras son mías, por supuesto. Basta meter una dirección de e-mail o un número de teléfono en el buscador de SKYPE para saber si esa persona o empresa tiene cuenta y pedirle “contacto”. Si quieres dar un paso más SKYPE tiene cuentas “Pro”, de pago. La mía, por ejemplo, me permite mantener videoconferencias con hasta 10 personas a la vez (ellos no necesitan una cuenta Pro), compartir pantalla, etc. Todas las versiones permiten chat, voz, videoconferencia y compartir archivos.  ¿La calidad? Es muy aceptable dada su relación calidad precio y, además, podéis tener SKYPE en cualquier dispositivo sea PC, Apple o Android. También en Linux, por supuesto.

Otro peso pesado es WEBEX, un producto de Cisco Systems. WEBEX es una aplicación on-line que no requiere tener instalado en PC nada más que un plugin. También tiene versiones (instalables) en  AppStore y GooglePlay para tablet y Smartphone. WebEx tiene un formato claramente dirigido a la empresa y está pensado para reuniones profesionales donde los participantes se reúnen para debatir, presentar contenidos o brainstorming. Por poner unos ejemplos. WebEx ofrece una pizarra donde podemos hacer maravillas si tenemos una tableta de dibujo conectada al puerto USB, también podemos proyectar una presentación, compartir un documento (Word, Excel, Pdf, etc) o transferir a otro participante el control lo cual incluye para todos los participantes compartir el escritorio con lo que las posibilidades son cuasi infinitas.  WebEx integra un sistema de agenda por lo que podremos invitar a los asistentes vía E-mail y estos tan solo tendrán que seguir un link y realizar pequeños ajustes en su audio y video. Hay que decir que rara es la vez que en primera ocasión todo sale bien. Tal vez por ello es una herramienta que me gusta mucho para trabajo en equipos con citas redundantes pero no tanto para contactos esporádicos: es fácil que si no conoce la herramienta un cliente ocupado nos mande a paseo. Por si os sirve de referencia Carlos Biurrun utiliza WebEx en sus reuniones entre las cuales hay que contar aquellas que mantenemos los editores del Blog de Carlos Biurrun o las destinadas a desarrollar los proyectos de Community of Insurance. Una buena referencia, sin duda.

OOVOO es otra alternativa a estudiar, con una interfaz realmente atractiva, gratis para reuniones hasta 6 participantes y con una opción muy económica para ampliar esta cifra a 12 personas. Si se trata de reunir sucursales esta puede ser una buena alternativa de bajo coste (el objetivo de esta sección consiste en que la tecnología sea aplicable a un despacho cualquiera y como la crisis aprieta hay que tener en cuenta los costes ¿verdad?). Funciona muy bien y de forma fácil si todos los usuarios lo son de OOVOO pero si lanzamos una invitación a un cliente potencial este tiene que entrar registrándose con su usuario de Facebook lo cual puede no hacer gracia a una buena parte de población con dos dedos de frente. Así que…

GOOGLE HANGOUTS es uno de los últimos recién llegados y viene de la mano de un gigantón que tiene algo de mala fama en materia de privacidad. Es lo que me preocupa. Pero hay que reconocer que lo han hecho realmente bien. Se puede lanzar una invitación al momento a cualquier contacto. ¿He dicho contacto? Claro, porque esta herramienta está integrada en la suite de herramientas de Google y enlaza con los contactos de nuestra cuenta de Gmail o de Google Apps, podemos compartir  los archivos de Google Drive y tirar de un buen número de herramientas. ¿Problema? Pues en empresas es frecuente el uso de servidores de correo que nada tienen que ver con Google y entre profesionales y particulares también hallamos Yahoo, Hotmail, etc. Lo cual es una barrera.

Si tenéis Mac y habéis decidido comunicaros solo con otros seres del planeta Mac vuestra aplicación (de pago, obviamente) es FACETIME. No diré más pues no la conozco suficientemente al no ser cliente de Apple pero está claro que tiene que funcionar muy bien pues es un producto de la casa para sus equipos. Sus usuarios, al menos, no se quejan. 

Si eres de Linux existe EKIGA, una herramienta también fantástica…entre Linux. Si eres seguidor del pingüino tampoco diré más porque eres un investigador nato y ya sabes de que estoy hablando mejor que yo ¿verdad? 

Por último citaré una herramienta que no conozco demasiado bien llamada MEETINGBURNER que cuenta con un plan gratis hasta 10 participantes y planes capaces de desarrollar videoconferencias para hasta 1.000 asistentes simultáneos. ¿Para qué 1.000 asistentes? Bueno, tal vez tengas algo que contar a mucha gente al mismo tiempo, en directo, distribuyendo tu imagen y atendiendo consultas que entran en modo chat. Recientemente participé en un evento de este tipo organizado por Rankia pero he de confesar que no superé los 55 asistentes.  Pero, insisto, ¿no hablamos de futuro? Pues entendamos que hay herramientas capaces de solucionar los problemas que surjan de cualquier idea que se nos pueda presentar.  MEETINGBURNER resuelve el directo de una forma especial y distinta a los ya conocidos YouTube o Vimeo. Por ejemplo, la versión Premier incluye una pasarela de pago vía PayPal con lo cual podéis plantearos abrir un curso on-line mediante videoconferencia y… cobrar por ello. 

Hasta
aquí he descrito algunas herramientas y sus atributos. Incluso en el caso de Meetingburner he anticipado una característica que la hace especialmente interesante para un uso muy especial.

En general la videoconferencia puede ser implementada en el despacho de mediación con varias intenciones o utilidades:

·         Contactar con clientes para mantener fresco el vínculo. Mejor que una llamada, tal vez, y mucho más económico y ecológico que media hora de coche ¿verdad?

·         Desarrollar entrevistas a distancia con prospectos incorporando la imagen, compartir archivos, escritorio, etc.

·         Mantener reuniones con el equipo de trabajo de un determinado proyecto tanto en el ámbito de la empresa como entre colegas (doy fe de su utilidad)

·         Ofrecer un servicio de contact-center para que los clientes puedan mantener videoconferencias con los empleados del mediador personalizando aún más esa asistencia personal que nos define.

·         (Modo ironía ON) Reunirse con los técnicos de las aseguradoras ahorrando a unos y otros las visitas comerciales o técnicas – siniestros, cotizaciones, etc – (Modo ironía OFF) 

Por cierto, hemos hecho un repaso a servicios que nos permiten contactar con otras personas distantes pero no nos ayudarán, probablemente, a hacer el primer contacto, el más valioso. ¿Cómo conseguiremos que esos prospectos acepten una videoconferencia? Antes habrá que contactar con ellos. Y ese es otro tema que tiene mucha miga y en la que está la clave del futuro, a mi entender. 

A partir de este punto toca ponerse a jugar. Veréis que no os he puesto los enlaces así que tendréis que sudar algo la camiseta. Disfrutad el momento. 

También podéis llamar a vuestro informático y que haga el trabajo de campo. De entrada os diré que todas estas herramientas están hechas para que las pueda poner en servicio el último de la clase así que no necesitaréis conocimientos especiales.  Si contratáis servicios de pago estos requerirán datos sensibles así que mejor si los controláis vosotros. Pero, además, hay algo que me parece muy importante transmitir con toda claridad: es imposible comprender lo que puede hacer la tecnología si no se sabe lo que hace, lo que aporta; de ahí que resulte vital para el empresario moderno meterse en harina porque si espera que el informático (que nada sabe de seguros ni de nuestros clientes) nos de ideas de negocio realmente útiles con la tecnología como aliada puede sentarse sobre cuatro almohadones. O cinco. 

Abrazos y ¿nos vemos? Aunque sea por videoconferencia, por supuesto.

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