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N.E. Continuamos con la publicación de artículos Alicia Pomares que comenzamos el pasado 4 de enero con «Las Claves del trabajo en equipo en un entorno de Redes sociales». En este que publicamos ahora, Alicia disecciona de forma muy atinada y práctica sobre las ventajas de la utilización de la metodología y sistema de las Redes sociales para la generación de trabajos colaborativos y aplicación de la inteligencia colectiva.
En nuestras múltiples colaboraciones e intervenciones en Asociaciones, Congresos y clientes venimos defendiendo la necesidad de incorporar las herramientas de redes sociales de manera planificada, integrada en la estrategia como modo de mejorar las buenas prácticas empresariales. Cada vez cuesta menos convencer a los máximos responsables de ello porque se dan cuenta de que no se puede estar de espaldas a la realidad.
El artículo de Alicia, ayuda a pensar y a configurar la preparación de espacios colaborativos en Red.
Agradecemos a Alicia Pomares la cesión de su artículo que fue publicado por primera vez el pasado 4 de mayo de 2014 en su blog SERENDIPIA.
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Escribe: Alicia Pomares, socia directora deHUMANNOVA y participante en la organización de TEDxSant Cugat.
Diría que el trabajo colaborativo y la inteligencia colectiva fue un invento de las abejas (o las hormigas, o las termitas…) hace millones de años, y les ha ido tan bien que no han tenido que modificar sus perfectas sociedades ni evolucionar hacia otros comportamientos individualistas. Toman decisiones que siempre benefician al grupo, en su mundo lo importante es la Comunidad, incluso pueden llegar a sacrificar sus vidas para que la comunidad siga viva. Su inteligencia y comportamiento individual es muy pobre, sin embargo en comunidad son capaces de construir “catedrales”.
Mucho nos queda por aprender de ellas. Pero este post no pretendía hablar de las abejas sino del trabajo colaborativo y los diferentes tipos de comunidades o redes que podemos encontrar en las organizaciones. Como dice Amalio no es lo mismo juntarse en “red” para hablar de pájaros y flores, que juntarse en una comunidad en la que hay que aportar valor tangible.
Me atrevo a afirmar que hay tantos tipos de comunidades como comunidades, porque precisamente la bondad de las redes sociales y la colaboración es la diversidad, libertad de acción, y dinamismo que aportan las personas que las integran; y todas ellas son válidas siempre y cuando sean satisfactorias para sus objetivos.
La experiencia de varios años analizando la dinámica de las comunidades y redes colaborativas me lleva a reflexionar sobre una doble estandarización de las tipologías de las comunidades según un criterio de ciclo de vida y según un criterio de funcionalidad/objetivo. De ello tiene mucho que ver el Centro de Estudios Jurídicos de La Generalitat de Catalunya, con un trabajo muy avanzado en comunidades colaborativas.
El comportamiento de una comunidad no es el mismo a lo largo de su ciclo de vida, así como tampoco es el mismo según su funcionalidad. Por otro lado, muchas comunidades pueden crearse por un objetivo determinado y van evolucionando o cambiando a lo largo del tiempo por diferentes causas, convirtiéndose en otra cosa (gracias a ese dinamismo). Una estandarización de estas tipologías permitirá dar herramientas para facilitar la dinámica, la eficiencia y obtener mejores resultados, herramientas metodológicas como mapas de procesos, roles, indicadores, funcionamiento interno, etc.
A pesar de que esta estandarización tiene que ser flexible y adaptarse a la dinámica de la comunidad.
CLASIFICACIÓN SEGÚN EL CICLO DE VIDA
Como en los equipos de alto rendimiento, las comunidades crecen, se desarrollan, evolucionan (o no) y mueren (o no). Después de analizar la evolución de diversas comunidades podríamos realizar la siguiente clasificación natural de las diferentes etapas del ciclo de vida, similar a las etapas descritas por Etienne Wenger en 1998:
- Interacción La fase de interacción corresponde al primer estadio de una comunidad, su inicio, su creación como comunidad o previo a la creación. Un grupo de personas con unos objetivos comunes, problemas e inquietudes comunes empiezan a organizarse para trabajar conjuntamente, para encontrar respuestas y mejoras en su praxis. En esta fase la organización de la comunidad es muy baja puesto que es muy incipiente. Las comunidades se crean o por generación espontánea – comunidades naturales con necesidades concretas, problemas cotidianos – o por creación organizacional, en ambos casos normalmente en esta fase, los integrantes de la comunidad son muy entusiastas, motivados y comprometidos con la organización. Es el momento de organizarse, de buscar liderazgo, respaldo de la organización e iniciar el proceso.
- Desarrollo En esta fase la comunidad ya está constituida como tal y sus miembros empiezan a organizarse, se establece los diferentes roles, así como el funcionamiento interno y ya empiezan a compartir el conocimiento de su praxis de una manera articulada, pero todavía no hay resultados tangibles.
- Madurez Una vez la comunidad ha pasado el “plazo de prueba”, está claramente organizada y consolidada, obtiene los primeros resultados y con estos el respaldo de la organización. Las responsabilidades están claramente definidas, hay una actividad virtual frecuente y un hábito de trabajo colaborativo. Es la fase de obtención de resultados con calidad que refuerzan el correcto funcionamiento de la misma y la cohesión de los miembros. El compromiso es elevado, así como la inquietud y entusiasmo para lograr sus objetivos. Las ideas, el conocimiento, las propuestas de mejora e innovación circulan con mucha fluidez. El nivel de participación e implicación del colectivo es elevado.Esta sería la fase de autentica producción
- Desestimación Las comunidades tienen una dinámica y una vida propia, se tiene que saber detectar el momento en el que cada comunidad llega a su final y no forzar su continuidad. Hay un momento en algunas de las comunidades en la que su objetivo se ha logrado y no tiene continuidad, o ha perdido su valor, o sus miembros han perdido el interés y no es recuperable, u otros factores determinantes hacen que la comunidad muera o se transforme a una otro tipología de comunidad.
- Evolución Esta dinámica propia también las conduce a evolucionar y cambiar sus objetivos, es el momento en el que se transforman en otra tipo de comunidad y vuelven a empezar de nuevo las fases mencionadas, puesto que se crea una comunidad nueva, a pesar de que su aprendizaje en trabajo colaborativo y organización en comunidades les llevará a invertir menos tiempo en cada fase y ser más eficientes en la consecución de resultados.
Evidentemente no todas las comunidades llegan a pasar todas las fases, algunas mueren muy jóvenes o se instalan de forma perpetua en una de las fases.
CLASIFICACIÓN SEGÚN EL OBJETIVO
En las organizaciones en las que se trabaja de forma colaborativa se generan comunidades con objetivos diversos según las necesidades de cada etapa y de cada comunidad. Hemos intentado estandarizar los diferentes tipos de comunidad en función de su objetivo y funcionalidad. Tomando como referencia la estandarización de comunidades de Virginio Gallardo: 3 niveles de la Organización
2.0
Estas tipologías se pueden clasificar en dos grandes bloques, a pesar de que a veces estas categorías no son cerradas y se mezclan las funcionalidades en una sola comunidad.
Las tipologías básicas de las comunidades serían:
¿Qué tipos de Comunidades de aprendizaje organizativo son más frecuentes?
- Comunidades de comunicación: Son comunidades cuyo objetivo es compartir información de la praxis. Este tipo de comunidad no necesitan herramientas demasiado sofisticadas para comunicarse, suelen ser herramientas tipos “microblogging” ágiles y sencillas de uso. Puede corresponder a una red social general o bien comunidades pequeñas. Los roles, las normas y los procedimientos de estos tipos de comunidad no son muy complejos, puesto que impera la agilidad y facilitar la comunicación.
- Comunidades de aprendizaje y de práctica: Una comunidad de práctica es “un grupo de personas que comparte un interés, un conjunto de problemas y/o una pasión sobre un tema y quieren profundizar su conocimiento y experiencia en el área a través de una interacción continua que fortalece sus relaciones” Etienne Wenger. Habitualmente el objetivo de estas comunidades, es producir, conseguir un resultado tangible: un manual, un procedimiento, etc.. como fruto de su trabajo colaborativo. Son comunidades con objetivos muy claros y muy organizadas. Los roles y los procesos tienen que estar planificados previamente y son algo más complejos que las anteriores. Las herramientas colaborativas se tienen que adaptar a sus objetivos y son más sofisticadas e interactivas.
- Comunidades de gestión del conocimiento: Son comunidades cuyo objetivo es poner a disposición de un colectivo la información más relevante respecto a un área de conocimiento o experiencia, de forma actualizada e indexada. En estas comunidades son básicas las herramientas de repositorios de información, Wikis, Gestores de Contenidos y herramientas de clasificación y curación de contenidos.
¿ Cuales son las comunidades de innovación más frecuentes?
- Comunidades de creatividad/ diseño: Son comunidades que su objetivo esfavorecer el pensamiento creativo y la generación de ideasa partir de retos o preguntas, también puede haber fases de convergencia y diseño de ideas o pruebas del diseño de un proyecto antes de su ejecución. Son comunidades previas a la etapa de innovación, donde se ejecutarán las ideas.
- Comunidades de integración: Son comunidades creadas con el objetivo de analizar un proyecto o con una finalidad de cambio cultural. En proyectos de cambio complejos, estas comunidades se utilizan para que los usuarios “integren/ acepten” los cambios dentro del proceso de gestión del cambio, para analizar el proceso innovador. Son Comunidades con procesos donde su funcionamiento puede ser parecido a una Comunidad de Práctica, de Comunicación o gestión del conocimiento pero su función es el cambio de valores y competencias de los que integran la comunidad.
- Comunidades de innovación: Son comunidades cuyo su objetivo es lagestión de proyectos innovadores. También pueden ser comunidades de mejora donde el producto es una propuesta de mejora o un proyecto de cambio.
En algunos casos las diferencias entre tipos de comunidad son muy tenues. Los procedimientos, roles, normas, indicadores, herramientas sociales etc. serán diferentes en función del ciclo de vida y tipología de comunidad, y es preferible definirlos previamente para conseguir la máxima efectividad.
Sin embargo, aunque algunos humanos nos empeñemos en estandarizarlo y sofisticarlo todo, considero que en la práctica todo es mucho más simple, intuitivo y natural, como actúan las abejas en comunidad.
