¿POR QUÉ GESTIONAR LA EMPRESA EN BASE A SUS PROCESOS?

 

(Unos buenos procesos en las empresas resuelven muchos problemas de productividad, de eficiencia y de servicio. Ana Mur, Directora de calidad y BPM de Competive Strategy Insurance, hace unos comentarios muy atinados y oportunos sobre esta materia y que le agradezco mucho.)      Actualmente, son pocas las organizaciones que no ven clara una respuesta a esta pregunta. Se dice que las empresas son igual de eficientes que lo son sus procesos. Por lo tanto, para todos aquellos directivos que tengan claro este concepto, sería una irresponsabilidad llevar a cabo una gestión tradicional o departamental de sus organizaciones.  Para orientar el funcionamiento de la organización en base a procesos, lo primero que debemos tener claro es que es una decisión estratégica, y por lo tanto la Dirección debe estar comprometida para poder alcanzar con éxito este cambio de gestión de la compañía.  Los pasos adecuados para emprender este camino, son los siguientes:  En primer lugar se debe empezar por definir el mapa de procesos de la empresa. Como ya sabemos un proceso no es más que un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida, generando un valor añadido. El mapa de procesos es la representación gráfica y  secuencial de dichos procesos, normalmente divididos en 3 tipologías: estratégicos, operativos y de soporte.  A continuación se deberían diagramar o modelar los procesos más relevantes de la compañía, definiendo que es lo que se hace y quien lo hace, especificando el cómo se hace y que herramientas se utilizan para hacerlo.  Por último y no menos importante, se debe nombrar a un propietario del proceso, que será la persona encargada de realizar el seguimiento y medición del mismo para mejorarlo, y por lo tanto el que tendrá una visión transversal de cómo se realizan las actividades intervinientes en el proceso y que objetivos se deben marcar.  En CSI creemos que unos procesos bien definidos, unidos a una reingeniería de procesos (mejorar o cambiar aquello que hemos detectado que no genera valor o es ineficiente), será el mejor camino para que la compañía consiga ser más flexible, eficaz y rentable.  Es imprescindible aplicar una buena metodología para conseguir que los procesos definidos sean reales y susceptibles de ser automatizados, medidos y optimizados, por ello, siempre que ayudamos a estructurar una empresa en base a sus procesos, lo hacemos aplicando nuestra metodología.  Una metodología nacida de nuestra experiencia, que nos ha permitido adoptar un modo de trabajo que permite alcanzar de la forma más rápida y ordenada, un cambio empresarial, donde las empresas obtienen un modelo de procesos bien definido, que junto con un trabajo de mejora continua, les permitirá un mayor control interno, así como minimizar el impacto de los riesgos a los que se podría enfrentar.  Es importante destacar, que no se trata únicamente de cambiar la filosofía de la empresa y gestionarla por procesos, sino que es el primer paso para automatizar algunos de los mismos (con todos los beneficios que se pueden obtener de esta acción), así como de conseguir una mayor calidad de nuestros productos y servicios.  Ana Mur Molina Directora de Calidad y BPM (Competitive Strategy Insurance – CSI)